Vận đơn thực phẩm đông lạnh: Hướng dẫn giải phóng hàng hóa|XMSD

Nhà nhập khẩu thực phẩm-đông lạnh nên chọn chứng từ vận tải và phương thức giải phóng hàng hóa-trước khi đăng ký chứ không phải sau khi container lạnh khởi hành. Vận đơn gốc có thể thương lượng, vận đơn thẳng, vận đơn đường biển và vận đơn điện tử do hãng vận chuyển- vận hành thực hiện các công việc khác nhau. Sự lựa chọn đúng đắn phụ thuộc vào bảo mật thanh toán, chuyển giao quyền kiểm soát, quy tắc của hãng vận chuyển, luật điểm đến, yêu cầu của ngân hàng, danh tính bên, thời gian vận chuyển chứng từ và rủi ro container đến cảng trước khi được giải phóng.

Quy tắc làm việc của chúng tôi rất đơn giản: nêu tên phương tiện giải phóng, người nhận hàng, bên thông báo, số lượng ban đầu, quy trình bàn giao hoặc điện tử, tình trạng vận chuyển hàng hóa và chủ sở hữu chịu trách nhiệm trong hợp đồng và hướng dẫn vận chuyển. Kiểm tra dự thảo của người vận chuyển đối với hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, thư tín dụng, dữ liệu hải quan, hồ sơ container và niêm phong. Sau đó kiểm tra xem đại lý đích có thể giải phóng hàng hóa cho công ty dự định mà không thiếu giấy tờ, kiểm soát ngân hàng, bằng chứng nhận dạng hoặc phí địa phương hay không.

Phương thức phát hành phải sẵn sàng cho nhà vận chuyển, tuyến đường, đại lý đích, người nhận hàng và cơ cấu thanh toán thực tế.

Bắt đầu với Hàm, Không phải Tên Tài liệu

Vận đơn thường thực hiện ba chức năng thương mại: nó xác nhận đã nhận hàng, làm bằng chứng cho hợp đồng vận chuyển và, khi hình thức pháp lý có thể chuyển nhượng, nó hỗ trợ việc kiểm soát việc giao hàng thông qua việc sở hữu hoặc kiểm soát điện tử. Vận đơn đường biển thường không-có thể thương lượng được và giao hàng trực tiếp cho người nhận hàng có tên mà không cần xuất trình chứng từ sở hữu gốc. Hiệu lực pháp lý chính xác phụ thuộc vào luật điều chỉnh, điều khoản của nhà cung cấp dịch vụ, cách diễn đạt và hoàn cảnh, vì vậy người mua nên nhờ luật sư thương mại hoặc ngân hàng của mình xem xét các cấu trúc bất thường.

Viết hàm cần thiết trước. Liệu ngân hàng có giữ quyền kiểm soát tài liệu cho đến khi thanh toán không? Người bán có thể chuyển hướng giao hàng không? Hàng hóa có được bán lại trong quá trình vận chuyển không? Người nhận hàng đã được tin cậy và thanh toán đầy đủ chưa? Bản gốc bằng giấy có thể đến sau một chuyến đi biển ngắn ngày không? Các câu trả lời xác định xem ưu tiên là khả năng thương lượng, cách trình bày, tốc độ hay giao hàng trực tiếp.

    Ví dụ: thời gian trên biển-ngắn.Một container lạnh có hành trình tám-ngày, trong khi xuất hàng, ký tên, xử lý ngân hàng, vận chuyển chuyển phát nhanh và một ngày cuối tuần có thể tiêu tốn tới 10 ngày. Việc yêu cầu bản gốc bằng giấy mà không có kế hoạch giao hàng sẽ tạo ra khoản giữ lại có thể dự đoán được. Các bên có thể xây dựng lịch trình giao hàng an toàn, chọn quy trình chuyển nhượng điện tử có thể chấp nhận được hoặc sử dụng vận đơn đường biển sau khi thanh toán và các biện pháp kiểm soát của đối tác hỗ trợ việc giao hàng có tên.

So sánh bốn cấu trúc phát hành

Đừng chọn theo thói quen hoặc một nhãn duy nhất trong email. Hãy hỏi hãng vận tải biển hoặc NVOCC về sản phẩm có tên, điều khoản điều chỉnh, phương thức phát hành, phương thức sửa đổi, các bước chuyển giao, các bước giải phóng điểm đến, bằng chứng nhận dạng, phí gốc, phí điện tử và-điểm cắt. Xác nhận xem hóa đơn mua nhà và hóa đơn gốc có cùng tồn tại hay không và hóa đơn nào sẽ kiểm soát việc giải phóng-người mua.

Cấu trúc bảo vệ tốt nhất không phải lúc nào cũng là cấu trúc có nhiều giấy nhất. Một bản gốc có thể thương lượng có thể đảm bảo kiểm soát thanh toán nhưng vẫn tạo ra rủi ro khi vận chuyển tài liệu-; vận đơn đường biển có thể tăng tốc độ nhận hàng nhưng vẫn loại bỏ được việc người bán phải giữ hàng trên thực tế. Cho điểm cả hai hậu quả dựa trên độ dài chuyến đi, tình trạng thanh toán, xử lý ngân hàng, kế hoạch bán lại, quy định của hãng vận chuyển, thông lệ điểm đến và chi phí giữ hàng lạnh. Ghi lại lý do tại sao cấu trúc được chọn phù hợp với thứ tự được đặt tên.

Thông tin về sản phẩm, kiểm tra, đóng gói, xếp hàng và vận chuyển phải tạo thành một chuỗi bằng chứng nhất quán.

Lập bản đồ mọi bên và quyền hạn của nó

Ghi lại tên và vai trò hợp pháp của người gửi hàng, người vận chuyển, NVOCC, người giao nhận hàng hóa, người nhận hàng, bên thông báo, đại lý đích, người môi giới hải quan, người nộp đơn, người thụ hưởng, ngân hàng phát hành, ngân hàng được chỉ định, công ty bảo hiểm và kho cuối cùng. Bên thông báo nhận được thông tin đến; chỉ riêng vai trò đó không nhất thiết tạo ra quyền nhận hàng. Một người giao nhận sắp xếp vận tải có thể phát hành hóa đơn nhà trong khi một hãng vận tải biển phát hành hóa đơn chính. Chuỗi phát hành không thành công khi các nhóm thảo luận về "dự luật" mà không xác định được tài liệu và nhà phát hành mà họ muốn nói đến.

Xác minh tên hợp pháp đối với hồ sơ công ty và ngân hàng. Kiểm tra địa chỉ, đăng ký công ty hoặc mã định danh thuế nếu hệ thống đích yêu cầu chúng. Xác nhận ai có thể ký hướng dẫn vận chuyển, phê duyệt dự thảo, yêu cầu sửa đổi, giao nộp bản gốc, hướng dẫn thay đổi người nhận hàng, nhận hồ sơ điện tử và thu lệnh giao hàng. Yêu cầu phê duyệt kép để phát hành-hướng dẫn thay đổi và xác minh các yêu cầu nhạy cảm thông qua một kênh đã biết thay vì trả lời email chưa được xác minh.

    Ví dụ: nhà-và-chính không khớp.Chứng từ gốc ghi tên đại lý đích của người giao nhận, trong khi chứng từ gốc ghi tên người nhập khẩu. Nhà nhập khẩu chỉ chuẩn bị cho việc giao hàng trực tiếp cho nhà vận chuyển và phát hiện ra rằng trước tiên người giao nhận phải đóng các khoản phí và ủy quyền cho việc giao hàng-cấp nhà. Bản đồ các bên đã thống nhất khi đặt phòng hiển thị cả các bước và phân công chủ sở hữu trước khi đến.

Viết đầy đủ hướng dẫn vận chuyển

Hãy coi hướng dẫn vận chuyển là dữ liệu chính được kiểm soát. Bao gồm người gửi hàng, người nhận hàng, bên thông báo, loại chứng từ, số lượng bản gốc, nơi nhận hàng, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, địa điểm giao hàng, tàu và hành trình nếu có, mô tả hàng hóa, nhãn hiệu, số lượng gói hàng, trọng lượng tịnh và tổng trọng lượng, container và niêm phong, trạng thái trả trước hoặc thu cước vận chuyển, tài liệu tham khảo và chi tiết liên hệ tại điểm đến. Nêu rõ dữ liệu là dữ liệu cuối cùng, tạm thời hay do nhà cung cấp- tạo ra.

Nhóm thương mại, chủ sở hữu dịch vụ hậu cần, người môi giới hải quan và người kiểm tra tài liệu nên chia sẻ một bảng dữ liệu đã được phê duyệt. Vẽ từ ngữ sản phẩm từ đơn đặt hàng cho các thỏa thuậnsản phẩm trái cây, rau hoặc nấm đông lạnh. Lấy dữ liệu về trọng lượng và thùng carton từ gói-cuối cùng. Vẽ dữ liệu container và seal từ hồ sơ tải. Vẽ dữ liệu tuyến đường và tàu từ việc đặt chỗ đã được xác nhận. Đừng yêu cầu một nhân viên nhập lại thông tin thực tế từ nhiều tin nhắn tại thời điểm-ngắt phát hành.

Đóng băng phiên bản hướng dẫn tại một thời điểm xác định. Những thay đổi sau này cần có số yêu cầu, lý do, người yêu cầu, người phê duyệt, phản hồi của nhà cung cấp dịch vụ, phí, danh sách tài liệu bị ảnh hưởng và kiểm tra lại. Nếu người vận chuyển thay đổi tàu hoặc hành trình, hãy tuyên truyền thông tin đã được phê duyệt đó đến các tài liệu yêu cầu đồng thời lưu giữ hồ sơ kiểm toán.

Kiểm soát mô tả hàng hóa và dữ liệu lạnh

Mô tả vận chuyển phải xác định hàng hóa mà không cần nhập thông số kỹ thuật chất lượng đầy đủ vào tài liệu của người vận chuyển. Căn chỉnh tên sản phẩm, trạng thái đông lạnh, hình thức đóng gói, số lượng gói hàng, trọng lượng tịnh và tổng trọng lượng, nhãn hiệu vận chuyển, mã HS khi được yêu cầu và bất kỳ mô tả quy định nào cung cấp cho hệ thống kê khai hoặc hải quan. Đảm bảo hóa đơn, phiếu đóng gói, bộ giấy chứng nhận, hồ sơ hải quan và xuất trình ngân hàng không mâu thuẫn với chứng từ vận tải.

Đặt chỗ trong tủ lạnh cũng có dữ liệu vận hành có thể nằm ngoài hóa đơn: điểm đặt, thông gió, hướng dẫn độ ẩm, cài đặt-không khí được kiểm soát,-trạng thái kiểm tra trước chuyến đi, thời gian cắm-, nhiệt độ tải, tổng khối lượng đã được xác minh và phương pháp giám sát. Chỉ định một nguồn và chủ sở hữu cho mỗi. Sự hiện diện của từ “đông lạnh” trên vận đơn không chứng tỏ nhiệt độ hàng hóa hoặc hoạt động vận chuyển lạnh liên tục; bảo quản thiết bị và bằng chứng nhiệt độ một cách riêng biệt thông quaQuy trình phối hợp và kiểm tra đơn hàng.

Việc phát hành tài liệu và kiểm soát chuỗi-lạnh vật lý phải luôn được kết nối, đặc biệt khi đến sớm hơn dự kiến.

Kiểm tra từng trường dự thảo

Xem lại dự thảo của nhà cung cấp dịch vụ trước khi phát hành. Sử dụng hai người: một người thực hiện so sánh mọi trường với bảng dữ liệu đã được phê duyệt và một người kiểm tra lặp lại đánh giá mà không dựa vào điểm của người thực hiện. Xác nhận loại tài liệu, trạng thái ban đầu, người gửi hàng, người nhận hàng, bên thông báo, danh tính của hãng vận chuyển, địa điểm nhận và giao hàng, cảng, tàu và hành trình, ký hiệu và ngày vận chuyển-lên-, trạng thái vận chuyển hàng hóa, mô tả hàng hóa, gói hàng, trọng lượng, nhãn hiệu, thùng chứa, con dấu và các điều khoản do hãng vận chuyển thêm vào.

Phân loại sự khác biệt Một sự khác biệt trình bày vô hại có thể được ghi lại. Lỗi về-bên pháp lý, quyền sở hữu, tuyến đường, ngày giao hàng-, số lượng, cước phí hoặc lỗi container cần được sửa chữa. Lô hàng-được ngân hàng kiểm soát cần có séc riêng đối với tín dụng có hiệu lực và các sửa đổi được chấp nhận. Không phê duyệt bản nháp vì sản phẩm và các cổng trông có vẻ ổn trong khi cách diễn đạt đơn đặt hàng của người nhận hàng, số lượng bản gốc hoặc-ký hiệu trên tàu vẫn sai.

    Ví dụ: xung đột tình trạng vận chuyển-.Điều khoản bán hàng và báo giá ấn định cước vận chuyển chính cho người bán, nhưng dự thảo lại ghi "thu phí vận chuyển". Người mua đánh dấu xung đột trước khi phát hành, người vận chuyển sửa lại hối phiếu, hóa đơn và hồ sơ vận chuyển vẫn nhất quán. Việc chờ đợi cho đến khi điểm đến có thể khiến người nhận hàng gặp phải tình trạng bị giữ lại hoặc tranh chấp về phí trùng lặp.

Kiểm tra từng trường-theo-trường kết nối bằng chứng sản xuất và tải cuối cùng với bản nháp của nhà cung cấp dịch vụ.

Bảo vệ bộ hóa đơn gốc

Khi bản gốc giấy được phát hành, hãy ghi lại số lượng đầy đủ, người phát hành, địa điểm và ngày phát hành, số sê-ri hoặc số tham chiếu theo dõi, người ký, người nhận, địa điểm lưu trữ, chứng thực, xuất trình ngân hàng, chuyển phát nhanh, xác nhận giao hàng, trả lại và tình trạng hủy bỏ hoặc vô hiệu. Hạn chế quyền truy cập. Bản sao hoặc bản nháp không giống với bản gốc đã được phát hành và việc sở hữu bản thân nó có thể không giải quyết được chứng thực bị thiếu hoặc không chính xác.

Sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh được theo dõi với địa chỉ ngân hàng hoặc công ty đã được xác minh, thông tin liên hệ của người nhận, thời hạn giao hàng và quy tắc leo thang. Quét bộ được gửi đi để tìm bằng chứng kiểm toán, nhưng không thể hiện bản quét là bản gốc hoạt động. Nếu gói hàng bị chậm trễ hoặc thất lạc, hãy liên hệ ngay với nhà vận chuyển, ngân hàng, công ty bảo hiểm, luật sư và các bên thương mại. Quá trình-ban đầu bị mất có thể yêu cầu bồi thường, bảo mật, sự tham gia của tòa án, sự chấp thuận của nhà cung cấp dịch vụ và thời gian đáng kể; không bao giờ hứa sẽ giải phóng nhanh chóng trước khi người vận chuyển chịu trách nhiệm chấp nhận biện pháp khắc phục.

Nhận dạng tài liệu, phạm vi, chữ ký, phiên bản và quyền giám sát là một phần của kiểm soát lô hàng.

Sử dụng sự đầu hàng và phát hành Telex với các biện pháp bảo vệ được xác định

"Phát hành Telex" là ngôn ngữ thương mại phổ biến nhưng quy trình của nhà cung cấp dịch vụ lại khác. Một hãng vận chuyển có thể yêu cầu người gửi hàng nộp lại mọi bản gốc đã phát hành tại nơi xuất xứ và trả phí trước khi chỉ thị điện tử đến nơi đến. Người khác có thể cung cấp xác nhận đầu hàng hoặc trạng thái trực tuyến. Người giao nhận có thể vận hành một quy trình xử lý tài liệu nội bộ riêng biệt. Yêu cầu quy trình và bằng chứng chính xác thay vì dựa vào cụm từ.

Thẩm quyền phát hành là nhạy cảm. Xác minh rằng các điều kiện thanh toán và ngân hàng cho phép đầu hàng. Xác nhận rằng tất cả các bản gốc đã được kiểm soát, người yêu cầu được ủy quyền, người nhận hàng là chính xác và không có thông báo dừng hoặc tranh chấp nào tồn tại. Yêu cầu phê duyệt kép, xác minh-kênh đã biết, xác nhận nhà cung cấp dịch vụ, xác nhận đại lý-đích và kiểm tra trạng thái trước khi yêu cầu người nhận hàng đến nhận hàng. Tách biệt quyền lực để một nhân viên không thể thay đổi người nhận hàng và phê duyệt đầu hàng một mình.

    Ví dụ: kiểm soát hướng dẫn gian lận.Một email yêu cầu người giao nhận thay đổi người nhận hàng và giao nộp bản gốc khẩn cấp. Tin nhắn sử dụng tên hiển thị quen thuộc nhưng có tên miền khác. Nhân viên dừng yêu cầu, gọi cho những người liên hệ đã biết, so sánh hợp đồng và trạng thái ngân hàng, đồng thời yêu cầu phê duyệt kép được ủy quyền. Việc cố gắng chuyển hướng không bao giờ đến được tàu sân bay.

Biết khi nào vận đơn đường biển phù hợp

Vận đơn đường biển có thể loại bỏ-thời gian vận chuyển ban đầu bằng giấy và đơn giản hóa việc giao hàng cho người nhận hàng có tên. Nó có thể phù hợp với một mối quan hệ đã được thiết lập, sự di chuyển giữa các công ty, lô hàng trả trước hoặc giao dịch mà người bán không cần kiểm soát quyền sở hữu có thể chuyển nhượng. Nó không phải là một phím tắt phổ quát. Nhà xuất khẩu có thể mất quyền kiểm soát thực tế đối với việc chuyển hướng hoặc giao hàng khi người vận chuyển đã cam kết giao hàng theo chỉ định, tuân theo các điều khoản và luật của người vận chuyển.

Trước khi chọn nó, hãy xác nhận việc hoàn thành thanh toán hoặc tiếp xúc không bảo đảm có thể chấp nhận được, danh tính người nhận hàng, điểm chấp nhận, khả năng tương thích của ngân hàng, quy tắc sửa đổi nhà cung cấp dịch vụ, biện pháp trừng phạt và sàng lọc tuân thủ, yêu cầu hải quan và người được ủy quyền nhận lệnh giao hàng. Hỏi xem người vận chuyển có cần thông báo đến, bảo lãnh, tem công ty, giấy tờ tùy thân, mã phát hành điện tử, thanh toán phí hoặc cuộc hẹn với người môi giới hay không.

Đừng nhầm lẫn vận đơn đường biển với vận đơn gốc được xuất trình. Chúng bắt đầu với các cấu trúc chứng từ khác nhau ngay cả khi cả hai đều có thể cho phép giao hàng mà không cần người nhận hàng xuất trình bản gốc tại điểm đến. Hợp đồng, hóa đơn, hướng dẫn vận chuyển và chứng từ ngân hàng phải sử dụng thời hạn đã thỏa thuận một cách nhất quán.

Đánh giá hóa đơn điện tử như một hệ thống pháp lý và điều hành

Một hóa đơn chuyển nhượng điện tử không chỉ là một bản PDF. Luật mẫu của UNCITRAL về hồ sơ điện tử có thể chuyển nhượng sử dụng các khái niệm tương đương về chức năng, tính toàn vẹn và kiểm soát để hồ sơ điện tử có thể thực hiện vai trò của một tài liệu giấy có thể chuyển nhượng khi một phương pháp đáng tin cậy đáp ứng các yêu cầu hiện hành. Đạo luật chứng từ thương mại điện tử năm 2023 của Vương quốc Anh cũng công nhận các chứng từ thương mại điện tử đủ điều kiện, bao gồm vận đơn, theo các tiêu chí luật định của nước này. Việc áp dụng và hiệu lực pháp lý khác nhau tùy theo thẩm quyền.

Vận đơn-của tiêu chuẩn{1}}vận đơn DCSA hỗ trợ việc trao đổi tiêu chuẩn hóa các hướng dẫn vận chuyển, phát hành, sửa đổi và giao nộp chứng từ-vận chuyển. Tiêu chuẩn hóa kỹ thuật không loại bỏ nhu cầu phê duyệt sổ quy tắc pháp lý, nhà cung cấp nền tảng, quy trình của nhà cung cấp dịch vụ, sự chấp nhận của ngân hàng, kiểm soát danh tính, bảo mật, phương thức chuyển giao, khả năng tương tác, lưu giữ hồ sơ, thủ tục ngừng hoạt động và thay đổi-của-quy trình trung gian.

Chạy thử nghiệm-đường dẫn đầy đủ trước khi vận chuyển-giá trị cao. Nhà xuất khẩu có thể nhận và chuyển giao quyền kiểm soát không? Ngân hàng có thể nhận, kiểm tra và chuyển khoản theo công cụ thanh toán không? Người nhập khẩu có thể chấp nhận quyền kiểm soát và giao lại cho người vận chuyển không? Đại lý đích có thấy trạng thái hoàn thành không? Điều gì xảy ra nếu người tham gia không ở trên nền tảng, thông tin đăng nhập không thành công hoặc cần chỉnh sửa sau khi cấp? Ghi lại câu trả lời và một tờ giấy hoặc phương án dự phòng thay thế được nhà cung cấp dịch vụ và pháp luật cho phép.

Chuyển giao kỹ thuật số vẫn phụ thuộc vào dữ liệu chính xác về lô hàng, thùng carton, trọng lượng, bên, tuyến đường, container và niêm phong.

Căn chỉnh hóa đơn với công cụ thanh toán

Thư tín dụng chứng từ có thể chỉ định chứng từ vận tải, cách diễn đạt đơn đặt hàng của người nhận hàng, bên thông báo, tình trạng-lên- sạch sẽ, cảng hoặc địa điểm, ngày giao hàng, bộ bản gốc, bảng kê cước vận chuyển và thời hạn xuất trình. Hãy xem lại các điều kiện đó trước khi đặt chỗ vì hãng vận chuyển có thể từ chối cách diễn đạt không chuẩn hoặc không thể cấp tài liệu đủ sớm. Sử dụng riêng biệthướng dẫn chứng từ tín dụng-thư thực phẩm-của-đông lạnhđể ánh xạ các tổ chức phát hành tài liệu và điều khiển trình bày.

Không trả lại bộ gốc, thay đổi cách diễn đạt của người nhận hàng, chuyển đổi sang vận đơn đường biển hoặc chuyển sang quy trình điện tử mà không xác nhận ảnh hưởng đến tín dụng, thu nợ, tài chính, bảo hiểm và bảo đảm thanh toán của người bán. Yêu cầu của người mua thương mại không sửa đổi công cụ ngân hàng. Nhận các sửa đổi chính thức và phê duyệt bằng văn bản thông qua các kênh thích hợp trước khi thay đổi đường dẫn-tài liệu vận chuyển.

Đối với việc nhờ thu chứng từ, hãy phân biệt chứng từ khi thanh toán với chứng từ khi chấp nhận và xác nhận chứng từ vận tải nào mang lại sự kiểm soát có ý nghĩa. Đối với-giao dịch tài khoản mở, vận đơn đường biển có thể hỗ trợ tốc độ nhưng bảo hiểm tín dụng, giới hạn, giải phóng lô hàng và leo thang quá hạn vẫn tách biệt. Việc thanh toán và giải phóng hàng hóa phải được thiết kế cùng nhau trong khi vẫn giữ lại các chủ sở hữu và bằng chứng khác nhau.

Chuẩn bị cho hàng hóa đến trước khi chứng từ

Xây dựng một bảng mốc quan trọng từ khi tải hàng đến-hết hạn thời gian miễn phí:-ngày lên tàu, mục tiêu phát hành của hãng vận chuyển, xuất trình ngân hàng, kiểm tra, gửi hàng hoặc chuyển khoản điện tử, thời gian đến dự kiến, cắt bảng kê khai-, nộp hồ sơ hải quan, biên nhận gốc, xác nhận giao hàng, thông báo hàng đến, giao hàng-sẵn sàng cho đơn hàng, thời gian rảnh tại nhà ga, cuộc hẹn và thời gian nhận hàng tại kho. Đánh dấu ngày an toàn mới nhất cho mỗi bước chứ không chỉ đơn thuần là ngày đã lên kế hoạch.

Nếu việc trả hàng có thể bị trễ, hãy yêu cầu nhà vận chuyển và nhà ga cung cấp các thủ tục bằng văn bản tại địa phương và cơ sở tính thuế. Xác nhận việc cắm-và giám sát container lạnh trong khi bị giữ lại, tình trạng hải quan, khả năng di chuyển đến kho đã được phê duyệt, định nghĩa về việc lưu kho hoặc lưu giữ, quyền truy cập vào cuối tuần, thời gian đặt hàng-giao hàng và các đảm bảo bắt buộc. Không di chuyển hoặc mở hàng hóa mà không có cơ quan hải quan và hãng vận chuyển. Giữ nguyên nhiệt độ và niêm phong.

Sử dụng cuộc gọi ngoại lệ hàng ngày khi đến gần. Chủ sở hữu báo cáo vị trí tài liệu hoặc trạng thái kiểm soát điện tử, trạng thái ngân hàng, trạng thái xuất xưởng của nhà cung cấp dịch vụ, sự sẵn sàng của hải quan, các khoản phí, trạng thái lạnh,-cân bằng thời gian miễn phí và thời hạn hành động. Tăng dần theo chi phí và rủi ro, không chỉ theo thứ bậc tổ chức.

Việc trì hoãn giải phóng cần có tài liệu về thùng chứa, niêm phong, pallet, tải hàng, nhiệt độ và bằng chứng giám sát.

Sửa lỗi mà không mất kiểm soát

Khi phát hiện sai sót, xác định xem chứng từ đó còn là hối phiếu, đã phát hành, chuyển nhượng, xác nhận, xuất trình cho ngân hàng, đã xuất trình, kê khai hay đã được sử dụng để làm thủ tục hải quan. Lộ trình điều chỉnh thay đổi ở từng giai đoạn. Hỏi tổ chức phát hành những gì có thể được sửa đổi, ai phải đồng ý, liệu bản gốc đã phát hành có phải được trả lại hay vô hiệu hay không, cách xử lý kiểm soát điện tử cũng như các khoản phí và thời hạn áp dụng.

Phân loại tác động qua việc giải phóng hàng hóa, tuân thủ ngân hàng, hải quan, bảo hiểm, sàng lọc lệnh trừng phạt, thuế và hồ sơ thương mại. Việc sửa lỗi chính tả có thể trở thành quan trọng nếu nó thay đổi người nhận hàng hợp pháp. Việc điều chỉnh trọng lượng có thể ảnh hưởng đến dữ liệu kê khai và hải quan. Việc thay đổi tuyến đường hoặc ngày lên máy bay-có thể ảnh hưởng đến tín dụng. Nhận hướng dẫn bằng văn bản của nhà cung cấp dịch vụ và không tạo tài liệu bị thay đổi ngoài quy trình của nhà phát hành.

Đóng bản sửa đổi bằng sổ đăng ký phiên bản. Ghi lại lỗi, nguyên nhân cốt lõi, yêu cầu, phê duyệt, phản hồi của nhà cung cấp dịch vụ, phiên bản bị vô hiệu, phiên bản đã phát hành, sửa chữa tiếp theo, xác nhận của ngân hàng, xác nhận điểm đến, chi phí và hành động phòng ngừa. Đối chiếu hồ sơ cuối cùng với hóa đơn, phiếu đóng gói, nhập cảnh hải quan, bảo hiểm và lệnh giao hàng.

Tính toán chi phí của việc trì hoãn phát hành

    Ví dụ hoạt động: độ trễ phát hành ba{0}}ngày.Có sẵn hộp đựng-thực phẩm đông lạnh nhưng việc giao tài liệu gốc- bị chậm ba ngày phải trả phí. Phí thiết bị và thiết bị đầu cuối là 310 USD mỗi ngày, tạo ra 3 × USD 310=USD 930. Điện năng và giám sát bổ sung cho container lạnh là 145 USD mỗi ngày, tạo ra 3 × USD 145=USD 435. Quản lý chứng từ địa phương và giao hàng-đơn hàng là 180 USD. Cơ sở trì hoãn đã nêu là USD 930 + USD 435 + USD 180=USD 1.545.

Nếu số lượng tịnh được chấp nhận sau khi được ủy quyền tiếp nhận và kiểm tra là 19.600 kg thì cơ sở-giao hàng chậm trễ sẽ bằng 1.545 USD 19.600 kg=0,07883 USD/kg, làm tròn thành 0,079 USD/kg. Chỉ thêm nó vào chi phí cập bến được chấp nhận khi phương thức thương mại của người mua ấn định chi phí đó cho lô hàng. Nó không thể tự động được phục hồi từ một bên khác.

Các số liệu này mang tính minh họa, không phải là biểu phí của nhà vận chuyển hoặc thiết bị đầu cuối. Nhận biểu giá điểm đến bằng văn bản,-điều khoản thời gian miễn phí, quy tắc lịch, thuế, tiền tệ, phí điện, phí giám sát, phí đặt hàng-giao hàng, chi phí bảo lãnh, lưu kho, di chuyển hải quan và thay đổi xe tải. So sánh các lựa chọn phòng ngừa trên cùng một cơ sở. Việc nâng cấp dịch vụ chuyển phát nhanh theo dõi trị giá 85 USD hoặc đường dẫn điện tử được phê duyệt có thể hợp lý về mặt thương mại khi nó tránh được mức rủi ro hợp lý là 1.545 USD, nhưng chỉ khi sự kiểm soát và chấp nhận về mặt pháp lý vẫn đầy đủ.

Phát hành-Danh sách kiểm tra cổng dành cho người mua thực phẩm đông lạnh-

• Hợp đồng, phương thức thanh toán, chứng từ vận chuyển và phương thức giải phóng đều được thống nhất.
• Nhà cung cấp dịch vụ, NVOCC, hóa đơn nhà, hóa đơn gốc, đại lý đích và từng cơ quan có thẩm quyền đều được xác định.
• Tên pháp lý của người gửi hàng, người nhận hàng, bên thông báo, ngân hàng và công ty nhận hàng đều được xác minh.
• Hàng hóa, gói hàng, trọng lượng, nhãn hiệu, cảng, tàu, chuyến đi, container, con dấu, cước vận chuyển và-dữ liệu trên tàu được đối chiếu.
• Số lượng ban đầu, xác nhận, quyền giám hộ, chuyển phát nhanh, đầu hàng và trạng thái vô hiệu được ghi lại.
• Nền tảng điện tử, sổ quy tắc, sự công nhận hợp pháp, sự chấp nhận của ngân hàng, bảo mật và đường dẫn ngừng hoạt động được phê duyệt khi sử dụng.
• Nhận dạng điểm đến, cước phí, lệnh giao hàng, khai báo hải quan, điện lạnh, thời gian rảnh, xe tải, chỗ kho đã sẵn sàng.
• Phê duyệt kép và xác minh kênh-đã biết sẽ bảo vệ những thay đổi đối với người nhận hàng hoặc cơ quan cấp phát.
• Dự phòng đến theo ngày nêu tên chủ sở hữu quyết định, yếu tố kích hoạt leo thang và cơ quan chi phí.

Hoàn thành cổng trước khi hết-hướng dẫn vận chuyển an toàn-mới nhất. Một hạng mục không đạt yêu cầu phải có sự lựa chọn được ghi lại: sửa dữ liệu, sửa đổi hướng dẫn thanh toán hoặc vận chuyển, thay đổi cơ cấu giải phóng, chuyển đơn đặt hàng hoặc từ chối hiển thị. Bằng chứng về bao bì, pallet, mã số và lô hàng có thể được căn chỉnh thông quakhả năng kiểm soát đóng gói và vận chuyển đông lạnh-.

Việc phê duyệt-phải xác định bằng chứng đã được xem xét và các trường hợp ngoại lệ mở được chủ sở hữu quyết định nêu tên chấp nhận. Thông báo chung chung "chứng từ đã sẵn sàng" là không đủ khi bản gốc vẫn còn ở ngân hàng, nhà vận chuyển đang chờ giao hàng, phí đích chưa được thanh toán hoặc việc nhập cảnh hải quan chưa hoàn tất. Cổng phát hành chỉ đóng khi bên có thẩm quyền giao hàng và nhóm nhận có thể hoàn thành các bước tương ứng của họ trong khoảng thời gian-miễn phí còn lại.

Câu hỏi thường gặp

Vận đơn đường biển có an toàn hơn vận đơn gốc đối với thực phẩm đông lạnh không?

Việc phân phối được đặt tên sẽ nhanh hơn nhưng không cung cấp cùng một cấu trúc kiểm soát tài liệu có thể chuyển nhượng được. Chọn nó khi rủi ro thanh toán, đối tác, chuyển hướng, ngân hàng, nhà cung cấp dịch vụ và điểm đến có thể chấp nhận được. Sử dụng hóa đơn gốc có thể thương lượng khi việc sở hữu hoặc chuyển nhượng-do ngân hàng kiểm soát là cần thiết về mặt thương mại.

Không-có thể thương lượng có nghĩa là người nhận hàng không bao giờ xuất trình bản gốc phải không?

Không có giả định phổ quát nào là an toàn. Vận đơn thẳng và vận đơn đường biển không giống nhau và yêu cầu của hãng vận chuyển hoặc điểm đến có thể khác nhau. Hỏi người phát hành chứng từ nào được tạo ra, bản gốc có được phát hành hay không, yêu cầu xuất trình những gì và người nhận hàng có tên nhận được lệnh giao hàng như thế nào.

Nhà nhập khẩu có thể dựa vào hóa đơn PDF được gửi qua email không?

Bản sao PDF có thể truyền đạt dữ liệu nhưng không tự động trở thành hóa đơn điện tử có thể chuyển nhượng. Một hóa đơn điện tử đủ điều kiện cần có cấu trúc hệ thống và pháp lý được chấp nhận để đảm bảo tính toàn vẹn, kiểm soát độc quyền, chuyển giao, sửa đổi và từ bỏ. Xác nhận nhà cung cấp dịch vụ, nền tảng, ngân hàng, khu vực pháp lý, quy tắc và quy trình đích.

Khi nào người mua thực phẩm đông lạnh-sẽ phê duyệt việc phát hành qua telex?

Chỉ phê duyệt sau khi thanh toán và kiểm soát ngân hàng cho phép, bản gốc đã phát hành đã được hạch toán, người nhận hàng và người yêu cầu được xác minh, ủy quyền kép hoàn tất, phí vận chuyển và các bước hoàn trả được hiểu rõ và đại lý đích xác nhận hướng dẫn phát hành. Giữ xác nhận cùng với hồ sơ lô hàng.

Nhà nhập khẩu nên gửi XMSD những gì trước khi đăng ký?

Gửi chính xác sản phẩm và gói hàng, khối lượng, điểm đến, điều kiện Incoterm, phương thức thanh toán, nhà vận chuyển hoặc người giao nhận được đề xuất, loại hóa đơn, người nhận hàng và cách diễn đạt thông báo, yêu cầu về chứng từ, thời hạn vận chuyển và sơ đồ kho hàng. Của chúng tôitổng quan về hỗ trợ nhà nhập khẩugiúp tổ chức các đầu vào thương mại để xem xét.

Tài liệu tham khảo

• Cơ quan quản lý thương mại quốc tế Hoa Kỳ - Tài liệu xuất khẩu chung
• Cục Quản lý Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ - Tài liệu trong Giao dịch Xuất khẩu
• HM Revenue & Navy - Hợp đồng vận chuyển và vận đơn
• UNCITRAL - Luật mẫu về hồ sơ điện tử có thể chuyển nhượng
• Pháp luật Vương quốc Anh - Đạo luật chứng từ thương mại điện tử 2023
• Hiệp hội vận tải container kỹ thuật số - Tiêu chuẩn vận đơn